仕事における聞き方・メモの取り方 四者四様

(仕事がなかなか覚えられないんですけど、どうやったらうまく覚えられますか?)

・・・難しいですね(笑) 

(メモはどうやって取っていますか?)

案件ごとのチャットにまず書いて、Google Keepに落とし込むって感じです。

それまでのやり取りが案件チャットで行われているので、お打ち合わせしてる時に
すぐにその情報を出せるように、まずは案件チャットはずっと開いておく。
その後に思考を整理する中で、Google Keepに落とし込むって流れ。

(メモするルールとか、まとめ方ってありますか?)

チャットで一度情報をとりあえず打っておく。
送信はしないんで、その情報が消えないように一旦Google Keepに移すって感じ。

そこから改めて思考を整理してドキュメントに落とし込んで、上長に確認していただく
って流れが、私の中でのスタンダードです。結構工程が多いです(笑)

ドキュメントに最初から落とし込むと、そもそも書いてるものがグチャグチャなので、
ドキュメントでパッと見た時に、何から整理していいかわからなくなるんで。

まずは真っ白なドキュメントを置く。
で、そこで議事録やメモを見る。
で、見比べながら整理して移していって、キレイな状態を作っていくって感じです。

(メモしてから移し込むまでの時間はどのぐらいですか?)

記憶が飛んでいっちゃうので(笑)その日中にやるってところと、
あとは議事録を取っている中で★マークを付けるんですね、大切だったところに。

そこの部分から逆算して、「これを打っておかないといけないな」ってところから、
ドキュメントに落とし込んでいく流れです。

(部下に、私の議事録とあなたの議事録、内容が違うという話が)

ありましたね、議事録が違う事件(笑)

議事録で書いてる内容は、確かにお客さんが言ってくれてる内容なんですよ。
けど、お客さんがなんでそういう意図で言ったのかっていう「なんで」の部分がない。

読み返した時に、事実だけが書いてあって、何の議事録なのかが後々わからない状態。
お客さんからヒアリングしている最中に「こういう意図で言ったんだよ」ってところを
理解しながら議事録に落とし込んでいかないと、結局それってただのメモになってしまっていて。

自分で思考を整理しようって思った時に、間違って思考を整理してしまうって流れができてしまう。

(実際の課題とか、言っていたことがちょっとずつズレていくってことですか?)

そういうことです。

(有田 果鈴)

 

(メモを取るのが上手い人と下手な人の違いとは?)

・何をやるかまで書けているか
・期日を書いているか
・手が動くくらいの解像度までメモできているか

(何かを教えてもらったり、企業からヒアリングする時のメモもありますが、
 その時のメモが上手い人・下手な人の違いはなんですか?)

言ったことを全部書いてる人は・・・下手(笑)

OneNoteをずっと使っていて、ヒアリングしたものとか、上司からのアドバイスをバッと入れて、
その時に期日と、そのために何をするのか、それをすることでどういう状態にしたいのか。

ゴールまで描けなかったら、聞きます。
そこまで無いと、解像度の高いアクションにはならない。

今の私はもう時間が惜しいので、一直線でそこに行けるように、みんなにめっちゃ聞いてると思います。
「私はこう考えてるんですけど、そこって合ってますか?」って。
それに対して足りないことがあるんやったら、今教えてくれと。

じゃないとロスが起こるので、めちゃ大切にしていることです。

もしくはGoogleドキュメントで残しておくことも多いので、ドキュメントで書きながら
ヒアリングの内容」「自分がやるべきこと」「クライアントの方がやること」ってのを
最初にタブ作っておくので、そこにバーっと分けていって、そこをコピペすれば
すぐに送れる状況にしています。

(立花 理紗)

 

(メモを取るのが下手な人は?)

・その場でメモを取らない
・最初から効率的に取ろうとする
・綺麗に書こうとする

(メモを取る時にどんなことを意識していますか?)

すごいキレイなフォーマットにまとめたりすると、まとめるのが目的になったりとか、
ほんまに必要なことが入ってなかったりとか。

(コピーライターとして、取材した内容をメモする時に意識することは何ですか?)

その場で大事だと思ったことはメモするし、録音をスマホとレコーダーの2台で録音しといて、
後で見返して全部書き起こすっていうのをやってるうちに、ここはそんなに重要じゃないとか
重要だなっていう棲み分けができてくるんで、それでどんどんまとめていってるって感じです。

日々の業務のメモも同じで、上司から言われたことを「要するにこういうことなんだよな」というのを
一言で言語化できるようにして、それだけをメモに残すっていうことが大事かなと。

(要するにこうだよね、という捉え方がズレてる人もいるじゃないですか?)

います。

(そういう人って、自分が要約したものをメモして、間違ってたら終わりじゃないですか?)

終わりです。

(要約するのが上手い人と下手な人の考え方の違いはなんですか?

それが普通にできるようになるためには、どんだけすごい人でも5年位はかかると思ってて、
メモや議事録を取るのって、誰でも普通にできる業務みたいに捉えられがちなんですけど、
文章力・言語化力・質問力とか、結構ハイレベルなスキルがないとできないと思うんで、
まずは「そんな簡単にできるもんじゃないよ」っていうのを認識したうえで、
最初から効率よくしようとするというよりは、できるようになるまでは全てメモる。

もう何が無駄か、何が合ってるかわからないけど全部メモるっていうことをやって、
ちょっとずつ必要ない部分を削ぎ落として、削ぎ落として、5年くらいかかって
やっとできるようになるんじゃないかなと。その前提に立つことですね。

メモだけじゃなくてアイデア出しとか、僕は企画書とか絶対キレイにしないんですよ。
それをやったらそっちにこだわりたくなるから、それは別に最後にやったらいいんで。
とにかく文章で書く。

文章で伝われば、何やっても伝わるんで。
それめっちゃ大事ですね、僕的には。

(巻木 周平)

 

(仕事はどうやったら覚えられますか?)

「自分に任せられているタスク」とか「何でその仕事が発生しているか」を考えたら、
覚えられるんじゃないかなと思うんですね。

記憶に関してはメモをたまに見返すとして、段取りに関しても結局は「何のために必要なのか」っていうのと、
その仕事を遂行することによって「どういうゴールに持っていくのか」。
そのゴールが自分たちの会社なのか、お客さんのどんな良いことに繋がるのかっていう
「ゴールの紐付き」と、「自分の仕事」がつながっているところを説明できれば。
最悪、今までの業務フローよりも良い方法を思い付いたら、多分そっちの方が正解だったりするんで。

という主体的な頭の使い方になるはずなので、自然と身体が覚えていくようになるかなと思います。

(教えてもらったり、お客さんから聞く時、どうやってメモを取るんですか?)

事前に、聞きたいことはまとめきった上で聞くようにするんですね、突発的な連絡とかじゃない限りは。

ミーティングがある場合は、その手前でアジェンダみたいな感じで
その日の目的と、どんな会話をするかっていうゴールと、話を進めていくための段取りと、
合間合間で確認したい、質問したいことを全部メモしきった状態で臨む。

理想なのは、この質問にこういう回答が来そうだったら、さらにこう聞くとか、
それのAパターンBパターンみたいなところまで全部準備しきってから行ったら、
全部解消できるんじゃないかなと思います。

(メモが下手な人と、上手い人の違いは何ですか?)

そもそも論なんですけど、「これはメモが必要やな」っていうことに気づけてるか気づけてないか。

もう少し深掘っていくと、この情報をちゃんと残しておいたほうが「後々の自分のため」とか、
「プロジェクトメンバーのため」とか「お客さんのためになる」ってところまで、
思考が張り巡らされてないのが、結構もったいないところなんじゃないかなと思ったりするんで。

メモの書き方とか、キレイさとかはぶっちゃけどうでも良くて、ちゃんと記憶に残ってるかどうかと、
あと今大事なのはちゃんとエビデンスを残すことだと思ってるんで。

どのセクションの人でも、どういう方向に持っていきたいのか、ちゃんと頭に意識しておけば
自ずと「メモしなきゃいけない」っていう方に身体は動くんちゃうかなと思うんで、
その主体性の違いなんじゃないかなと思います。

(増本 隼太)